Nachfolgend informieren wir über die Möglichkeiten, unter Berücksichtigung der durch die Corona-Pandemie gegebenen Beschränkungen Eigentümerversammlungen durchzuführen (I.) und geben Praxis-Tipps für die Durchführung von „Vertreterversammlungen“ (II.).

Ebenso geben wir einen Überblick über die Änderungen der Vorgaben zu Eigentümerversammlungen in einzelnen Bundesländern (III). Da sich diese ständig ändern, kann deren Aktualität und Vollständigkeit nicht gewährleistet werden. 

I.    Möglichkeiten der Beschlussfassung während der „Covid-19“-Beschränkungen

§ 23 WEG sieht vor, dass Beschlüsse der Wohnungseigentümer in einer Versammlung gefasst werden; das Gesetz geht grundsätzlich von einer  Präsenzversammlung, also der persönlichen „physischen“ Teilnahme der Eigentümer an einer Versammlung,  aus. 

1.      Die „Ein-Mann-Versammlung “ oder „Vertreterversammlung“

Der Verwalter kann zu einer Präsenzversammlung einladen, die auch in Form einer Ein-Mann-Versammlung(nur der Verwalter) oder nur mit ausgewählten Vertretern (Vertreterversammlung) grundsätzlich zulässig ist, da es zu einer gültigen Beschlussfassung keiner Zusammenkunft mehrerer Personen bedarf.

Es gibt kein gesetzlich geregeltes „Mindestquorum“ physisch anwesender Wohnungseigentümer; der Verwalter kann daher auch alleine bzw. mit nur wenigen Personen eine Wohnungseigentümerversammlung durchführen, wenn eine ausreichende Anzahl von Vollmachten vorliegt und die Beschlussfähigkeit der Wohnungseigentümerversammlung erreicht wird.

Die „Vertreterversammlung“ ist somit auch nach Aufhebung der Versammlungsverbote ein probates Mittel, durch das die Teilnehmerzahl reduziert werden kann. Als Versammlungsleiter muss der Verwalter geeignete Vorkehrungen zur Hygiene, zur Steuerung des Zutritts und zur Gewährleistung eines Mindestabstands von 1,5 Metern zwischen Personen (auch in Warteschlangen) sicherstellen, was sich in der Regel nur durch Reduzierung des Teilnehmerkreises gewährleisten lässt. 

Das in der Praxis bedeutsame Problem liegt aber darin, dass die Wohnungseigentümerversammlung nur dann durchgeführt werden kann, wenn entweder sämtliche oder der weit überwiegende Teil der Wohnungseigentümer den Verwalter bzw. den oder die vorgeschlagenen Vertreter (z. B. Verwaltungsbeirat) mit der Ausübung des Stimmrechts bevollmächtigen.

Zur Erteilung einer Vollmacht ist jedoch kein Eigentümer verpflichtet. Zu den unentziehbaren Teilhaberechten zählt insbesondere das Recht auf Teilnahme an einer Wohnungseigentümerversammlung und das Stimmrecht. Eigentümer dürfen daher nicht „ausgeladen“ und zur Erteilung einer Vollmacht genötigt werden.

Die Eigentümer sollten daher um Übersendung einer (ggfs. weisungsgebundenen) Vollmacht „gebeten“ werden; der Verwaltungsbeirat könnte die vom Verwalter erbetene Vollmachtserteilung in persönlichen Gesprächen / Telefonaten mit einzelnen Eigentümern ergänzend erläutern und die Bereitschaft zur Abgabe unterstützen. 

Wichtige Hinweise zur „Online-Versammlung“:

Eine „Online-Versammlung“ stellt keine Lösung dar, sie ist weder jetzt noch in der zur Zeit im Bundestag beratenen WEG-Novelle vorgesehen. Selbst das bereits zitierte „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ sieht insoweit keine Erleichterungen vor und gestattet Onlineversammlungen nur für Aktionärsversammlungen. Eine Online-Versammlung ist nur zulässig, wenn sie ausnahmsweise (also mit Zustimmung sämtlicher Eigentümer) vereinbart ist.

Aktuell ist auch die in der WEG-Novelle vorgesehene Online-Teilnahme einzelner Wohnungseigentümer an einer Präsenzversammlung noch nicht zulässig, hier könnte jedoch im Einzelfall teilnahmewilligen Wohnungseigentümern die Möglichkeit der virtuellen Teilnahme an der Versammlung angeboten werden. Bei dieser speziellen Vertreterlösung findet grundsätzlich – gesetzeskonform – eine Präsenzveranstaltung statt. Die nicht anwesenden Eigentümer werden durch den jeweils Bevollmächtigten (Miteigentümer / Verwaltungsbeirat, Verwalter) vertreten. Dieser Bevollmächtigte macht die Mitwirkungsrechte (Stimmrechte, Antragsrechte, Rederechte) nach Weisung des nur online mitwirkenden Eigentümers geltend.

Anfechtungssicherer ist die Gestaltung, im Vorfeld einer Versammlung, also vor ihrem offiziellen Beginn, im Rahmen einer inoffiziellen Zusammenkunft der Eigentümer die nicht vor Ort anwesenden Eigentümer online bzw. im Wege der Telefonkonferenz zuzuschalten, mit diesen über die Themen zu diskutieren und dann weisungsgebundene Vollmachten für die im Anschluss stattfindende Präsenzversammlung einzuholen.

2. Der schriftliche Beschluss 

Der schriftliche Beschluss (§ 23 Abs. 3 WEG), sogenannter „Umlaufbeschluss“, kann nur in kleinen Gemeinschaften bei einfach gelagerten Beschlussgegenständen mit geringem Diskussionsbedarf eine Alternative sein. Er setzt voraus, dass alle Eigentümer dem Beschlussantrag zustimmen, eine mehrheitliche Beschlussfassung reicht nicht aus. 

II. Praxis-Tipps für die  Vorbereitung / Durchführung einer Vertreterversammlung

Bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung einer Vertreterversammlung sind folgende  Hinweise zu beachten:

  • Prüfung der jeweils aktuellen landesrechtlichen      Vorschriften über die Zulässigkeit von Versammlungen und dabei ggfs. zu      beachtende Vorgaben / Auflagen.
  • Wahl des Versammlungsortes, des      Versammlungsbeginns und der Versammlungsdauer unter Berücksichtigung der      behördlichen Vorgaben (z. B. Lage, Größe, Abstandsregelungen im      Versammlungsraum, hygienische Voraussetzungen, behördlich angeordnete      maximale Versammlungsdauer, etc.).
  • Intensive Vorbereitung der Versammlung,      insbesondere die umfassende Information der Wohnungseigentümer mit      Versendung der Einladung, insbesondere bei komplexen Themen.
  • Da die Diskussion in der Versammlung      weitestgehend entfällt, steigt das Anfechtungsrisiko, wenn ein      Wohnungseigentümer im Beschlussanfechtungsverfahren vorträgt, dass er      nicht umfassend und damit unzureichend über den Umfang der Maßnahme      aufgeklärt worden sei und die dem Verwalter unter diesen Umständen      erteilte Vollmacht somit die getroffene Entscheidung nicht abdecken könne.
  • Die Tagesordnungspunkte und die      Beschlussvorschläge sind ausführlich zu erläutern; Unterlagen, auf die      Bezug genommen wird, sind der Einladung beizufügen, da der Eigentümer sein      Einsichtsrecht weder im Büro des Verwalters noch während der Versammlung      ausüben und eine Vorbereitung auf die Versammlung sowie die gewünschte      Erteilung einer ggfs. weisungsgebundenen Vollmacht nicht ordnungsgemäß      erfolgen kann.
  • Ergänzung des Einladungsschreibens um den fettgedruckten Hinweis,      dass im Hinblick auf die Corona bedingten landesrechtlichen Beschränkungen      und das bestehende Infektionsrisiko dringend darum gebeten wird,

o   vom persönlichen Erscheinen Abstand zu nehmen,

o   von der als Anlage beigefügten Vollmacht Gebrauch zu machen und

o   dem Verwalter bzw. dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats, oder einer anderen zur Vertretung bereiten Person, ggfs. Weisungen zur Abstimmung zu erteilen.

  • Ermittlung des Platzbedarfs durch eine      (unverbindliche) Befragung der Eigentümer, die keine Vollmacht erteilt      haben, um die Raumgestaltung entsprechend ausrichten zu können. 
  • Vor Versammlungsbeginn ist aufgrund der Anzahl      der erschienenen Teilnehmer endgültig zu entscheiden, ob die Versammlung      durchgeführt werden kann oder abgesagt werden muss.
  • Keine Versammlung „um jeden Preis“: Notfalls kann      (und muss) die Versammlung vom Verwalter abgesagt werden, wenn zu viele      Eigentümer persönlich erscheinen, um an der Versammlung teilzunehmen. Eine      anberaumte Wohnungseigentümerversammlung kann vom jeweilig Einladenden      wieder abgesetzt werden ( BGH, Urteil vom 10.06.2011 – V ZR 222/10 –      ZMR 2011, 892).
  • Während der Versammlung ist die Einhaltung der      behördlichen Vorgaben / Auflagen vom Versammlungsleiter      sicherzustellen. 
  • Das vorbereitete Versammlungsprotokoll sollte am      Ende der Versammlung – unter Berücksichtigung eventueller Änderungen – vom      Versammlungsleiter und den anwesenden Vertretern unterzeichnet werden, um      die Erstellung und Versendung der Niederschrift zu beschleunigen.

Zusätzlicher Hinweis zur Erstellung des Versammlungsprotokolls bei einer „Ein-Mann-Versammlung“:

Hier entfällt die Empfangsbedürftigkeit der Willenserklärung im Rahmen des Abstimmungsvorgangs.

Die Stimmabgabe und die Bekanntgabe der Beschlüsse muss daher in jedem Fall in der Versammlung protokolliert oder auf andere Weise die Fixierung des Abstimmungsvorgangs und seines Ergebnisses sichergestellt werden (z. B. durch vorläufige Aufzeichnung auf einem Ton- oder Datenträger). 

Nur so ist im Nachhinein eine zweifelsfreie Feststellung des Zustandekommens eines Beschlusses möglich. Die spätere Abfassung einer Niederschrift durch den Versammlungsleiter reicht nicht ( OLG München, Beschluss vom 11.12.2007 - 34 Wx 14/07 - NZM 2008, 577).

III. Die  landesrechtlichen Vorschriften 

Aktuell gelten in den meisten Bundesländern weiterhin Versammlungsverbote, ggfs. sind zusätzlich auch kommunale Verordnungen zu beachten.

Konkrete Lockerungen, die für die Durchführung von Eigentümerversammlungen relevant sind, gibt es zur Zeit in folgenden Bundesländern:

  1. Bayern

·       Seit 04.05.2020 dürfen unter bestimmten Voraussetzungen ortsfeste Versammlungen unter freiem Himmel stattfinden: 

·       Es dürfen maximal 50 Personen teilnehmen

·       Alle Teilnehmer müssen Mund-Nasen-Bedeckung tragen

·       Alle Teilnehmer müssen untereinander durchgängig einen Mindestabstand von eineinhalb Metern einhalten

·       Dauer der Versammlung: höchstens 60 Minuten

·       Generell gilt, dass jeder Körperkontakt mit Versammlungsteilnehmern und Dritten vermieden wird 

 







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